Archiwa tagu: pracownik biurowy

Minusy zatrudnienia w charakterze pracownika biurowego – archiwisty

Często osoby podejmujące pracę w charakterze pracownika biurowego, słyszą od najbliższych, że zapewne zbytnio się nie napracują na danym stanowisku. Nic bardziej mylnego. Nawet praca w archiwum może być wyczerpująca, zwłaszcza psychicznie.minusy zatrudnienia w charakterze archiwisty

Dokładność i skrupulatność

To dość żmudna praca, jednak bardzo potrzebna. Dobrze prowadzone archiwum pozwala w porę odkryć nieprawidłowości, wyjaśnić pewne sprawy oraz często oczyścić z zarzutów oskarżaną osobę. Zajmować się tego typu sprawami powinny osoby skrupulatne i dokładne, które nie boją się wielogodzinnej pracy przy porządkowaniu dokumentów. To nie tylko tabelki, daty i cyferki. Minusem tutaj może być ogromna monotonia pracy. Chyba, że ktoś woli dokumenty od ciągłego kontaktu z ludźmi. Są takie osoby i pracują one z ogromną pasją i zaangażowaniem przez długie lata.

Każdy z pracowników biurowych, posiada spektrum zadań, które musi wykonywać. Najgorszą sytuacją jest, gdy jedna osoba zostaje zmuszona do pracy zarówno w archiwum, jak i w recepcji. Wówczas może dojść do nieprzyjemnych sytuacji, których wyjaśnienie może być niezwykle przykre i czasochłonne.

Idealny pracownik biurowy

Nie każdy nadaje się do pracy w biurze – to samo dotyczy każdego innego zawodu. Jeśli ktoś nie lubi pracy z ludźmi i dokumentami, nie odnajdzie się w tym wciąż niedocenianym zawodzie. To dość krzywdzące dla osób trudniących się tym zajęciem, które wymaga odporności na stres, samodyscypliny oraz ogromu cierpliwości.idealny pracownik biurowy

Nie tylko parzenie kawy

Jest w ogromnym błędzie każdy, kto uznał, że pracownik biurowy to ktoś, kto dba o to, żeby kawa znalazła się na czas na biurku przełożonego. Owszem, bywa to jeden z obowiązków, jednak pozostała część zajęć znacznie wykracza poza tego typu kompetencje. Obsługa urządzeń biurowych, zamawianie asortymentu, dbanie o odpowiednie rozplanowanie spotkań oraz pierwszy kontakt z kontrahentami, to tylko część zajęć pracownika biurowego.

Predyspozycje dobrego pracownika biurowego

Osoba stworzona do tego stanowiska, powinna być przede wszystkim otwarta i komunikatywna – to z pewnością pomoże jej w nawiązywaniu pozytywnych relacji z osobami pojawiającymi się w biurze. Ponad to dobra organizacja pracy własnej – jest to tutaj szczególnie mile widziane, zwłaszcza, gdy lista zadań na dany dzień jest pełna. Przydatną umiejętnością jest również szybkie nabywanie wiedzy oraz zastosowanie jej w praktyce. I oczywiście znajomość języków obcych – minimum jednego.

Taki pakiet stanowi dobry początek do stawania się coraz lepszym w pracy na stanowisku, które często przesądza o sukcesie firmy. Pracownicy biurowi mający pierwszy kontakt z kontrahentami, stanowią niejako wizytówkę firmy. Musi więc ona robić jak najlepsze wrażenie – zarówno swoim wyglądem jak i sposobem mówienia i doboru słów. Wówczas tworzy się grunt pod robienie dobrych, satysfakcjonujących obie strony interesów.

Czym zajmuje się pracownik biurowy?

pracownik biurowyAby podjąć pracę w charakterze pracownika biurowego, niekonieczne jest wykształcenie administracyjne. Bardziej liczy się ogólna prezencja oraz zdolność organizacji pracy własnej, która jest coraz częściej stawiana jako jedno z głównych wymagań na wielu innych stanowiskach.

Pracownik biurowy zajmuje się obsługą korespondencji oraz wieloma innymi zadaniami zleconymi przez przełożonych. W ich zakres wchodzi również przygotowywanie dokumentów oraz porządkowanie i archiwizowanie już istniejących. Czasem praca skupia się głównie na obsłudze sekretariatu – wówczas musimy dodatkowo dbać o dobry wizerunek organizacji oraz o kontakty z firmami współpracującymi. Często to właśnie pierwsza, choćby krótka rozmowa z osobą reprezentującą firmę, decyduje o podjęciu współpracy z danym przedsiębiorstwem.

Praca w charakterze pracownika biurowego na pewno nie należy do nudnych. Zwykle zadania wymagają choćby odrobiny kreatywności od pracownika. Mamy okazję poznawać nowych ludzi, a także wciąż dowiadywać się czegoś nowego o sobie. Pracując na tym stanowisku z pewnością wypracujemy wcześniej wspomnianą dobrą organizację pracy własnej, terminowość i cierpliwość.

Niezmienne obowiązki pracownika biurowego

Niezmienne_obowiązki_pracownika_biurowegoPracownik biurowy w zależności od specyfiki i zakresu działalności firmy, w której jest zatrudniony
posiada określony zakres obowiązków. W wielkim uproszczeniu zajmuje się on administrowaniem i kompleksową obsługą biura. W zależności od miejsca pracy dodatkowymi zadaniami pracownika biurowego może być kontakt z klientem, współpraca z firmami zewnętrznymi czy wykonywanie prac archiwizacyjnych. Są jednak obowiązki, które pracownik biurowy wykonuje niezależnie od miejsca zatrudnienia.

 

Pracownik biurowy zobowiązany jest do sumiennego wykonywania wszystkich poleceń przełożonych. Praca w biurze wiąże się z obsługą urządzeń takich jak komputer, drukarka czy kserokopiarka. Niezbędną umiejętnością pracownika biurowego jest obsługa programów komputerowych umożliwiających wykonywanie obowiązków. Najczęściej są nimi edytory tekstu, bazy danych czy arkusze kalkulacyjne. Pracownik biurowy często obsługuje pocztę tradycyjną i elektroniczną. Jest angażowany w sporządzanie niezbędnych dla firmy dokumentów m.in. dokumentów firmowych, sprawozdań, raportów czy zestawień. Do obowiązków pracownika należą także odbieranie telefonów, udzielanie informacji lub przekierowywanie do odpowiednich organów. Jeśli pracownik biurowy kontaktuje się z klientem, jest zobowiązany swoją osobą godnie reprezentować firmę. Do obowiązków pracownika należy także przestrzeganie regulaminu miejsca pracy, znajomość przepisów oraz zasad BHP i ich przestrzeganie.

Pracownik administracji postawa każdego biura

Pracownik_administracji_postawa_kazdego_biuraJednym z kluczowych stanowisk wśród pracowników biurowych w każdej firmie jest pracownik administracyjny. Jest to jedna z najważniejszych osób w biurze. Pracownik administracyjny odpowiada za koordynowanie wszystkich działań związanych z sprawnych i prawidłowym funkcjonowaniem biura. W swojej pracy wykorzystuje standardowe urządzenia biurowe tj. komputer, drukarka, telefon, fax.

 

Do głównych obowiązków pracownika administracyjnego jest sprawne zarządzanie dokumentacją, kompletowanie, segregowanie oraz rejestrowanie pism i korespondencji.  Osoba na tym stanowisku ponosi odpowiedzialność za przygotowanie podstawowych dokumentacji finansowo-księgowych. Odpowiada za organizację i wypisywanie delegacji. Uczestniczy w przygotowywaniu pism, aktów i umów. Dla o standardy archiwizacji i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

Pracownik biurowy odpowiedzialny za administrację często zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne dla konferencji, narad czy zebrań zarządu. Wówczas do jego zadań należą: rozesłanie zaproszeń,  przygotowanie materiałów i sprzętu oraz bieżące kompletowanie dokumentacji m. in. w postaci sporządzanych protokołów i sprawozdań.