Archiwa tagu: funkcjonowanie biura

Zawody związane z szybkim podejmowaniem decyzji

podejmowanie decyzjiGdy na myśl przychodzą nam zawody związane z szybkim podejmowaniem decyzji, zwykle jako pierwsze w kolejności kojarzymy profesje takie jak strażak, ratownik medyczny, czy policjant. Tymczasem istnieje spora grupa zawodów, które co prawda nie są może zbyt doceniane, jednak również wymagają szybkiego podejmowania decyzji i częstego efektywnego działania pod presją czasu.

Pracownik biurowy zawsze w gotowości

Często zakres obowiązków pracownika biurowego jest znacznie większy, niż nam wszystkim się początkowo wydaje. To nie tylko parzenie kawy i odbieranie telefonów. To często również konieczność analitycznego myślenia oraz pewnej elastyczności, na którą nie każdy jest w stanie się zdobyć. Przykład: jedno ze spotkań znacznie się przedłużyło. Przybyły kolejne, umówione osoby, a te, które miały być po nich, poprosiły o przełożenie spotkania na wcześniejszą porę. Tak właśnie wygląda codzienność pracownika biurowego.

Często nie zdajemy sobie sprawy z ogromu obowiązków na danym stanowisku, dopóki sami, lub ktoś z naszych najbliższych, nie podejmą na nim pracy. Często z pozornie spokojną pracą jest związany dość duży stres i umiejętności, z których na pierwszy rzut oka nie zdajemy sobie sprawy.

Pracownik biurowy – pan, czy pani?

pracownik biurowyStereotypy przylgnęły dość mocno do stanowiska pracownika biurowego. Zwykle wyobrażamy sobie kogoś takiego jako panią w przedziale wiekowym 30 – 40 lat, bardzo elegancko ubraną, z nienagannym manicure i uśmiechem, bo przecież to wizytówka firmy. Tymczasem obecnie pracownik biurowy to często chłopak tuż po studiach, w jeansach i bluzie, siedzący przed komputerem.

Stereotyp pracownika biurowego

Zarówno panie, jak i panowie, bardzo dobrze radzą sobie z obowiązkami spoczywającymi na pracownikach biurowych. Nie ma tu znaczenia płeć, raczej chęci do pracy oraz cechy osobowościowe. Nie przeszkadza tu również strój, ponieważ często dress code jest bardzo codzienny, luźny, co sprzyja dobrej atmosferze w pracy oraz znacznie przyjemniejszemu wykonywaniu swoich obowiązków.

Osoby myślące sztampowo, nielubiące zmian, wciąż krzywo patrzą na zmiany w sposobie myślenia o stanowisku pracownika biurowego. Jednak w tym jak i w wielu innych przypadkach warto iść z duchem czasu i próbować oswoić się z nową sytuacją i zerwać ze stereotypami, które nie przynoszą nikomu pożytku.

Niezmienne obowiązki pracownika biurowego

Niezmienne_obowiązki_pracownika_biurowegoPracownik biurowy w zależności od specyfiki i zakresu działalności firmy, w której jest zatrudniony
posiada określony zakres obowiązków. W wielkim uproszczeniu zajmuje się on administrowaniem i kompleksową obsługą biura. W zależności od miejsca pracy dodatkowymi zadaniami pracownika biurowego może być kontakt z klientem, współpraca z firmami zewnętrznymi czy wykonywanie prac archiwizacyjnych. Są jednak obowiązki, które pracownik biurowy wykonuje niezależnie od miejsca zatrudnienia.

 

Pracownik biurowy zobowiązany jest do sumiennego wykonywania wszystkich poleceń przełożonych. Praca w biurze wiąże się z obsługą urządzeń takich jak komputer, drukarka czy kserokopiarka. Niezbędną umiejętnością pracownika biurowego jest obsługa programów komputerowych umożliwiających wykonywanie obowiązków. Najczęściej są nimi edytory tekstu, bazy danych czy arkusze kalkulacyjne. Pracownik biurowy często obsługuje pocztę tradycyjną i elektroniczną. Jest angażowany w sporządzanie niezbędnych dla firmy dokumentów m.in. dokumentów firmowych, sprawozdań, raportów czy zestawień. Do obowiązków pracownika należą także odbieranie telefonów, udzielanie informacji lub przekierowywanie do odpowiednich organów. Jeśli pracownik biurowy kontaktuje się z klientem, jest zobowiązany swoją osobą godnie reprezentować firmę. Do obowiązków pracownika należy także przestrzeganie regulaminu miejsca pracy, znajomość przepisów oraz zasad BHP i ich przestrzeganie.

Pracownik administracji postawa każdego biura

Pracownik_administracji_postawa_kazdego_biuraJednym z kluczowych stanowisk wśród pracowników biurowych w każdej firmie jest pracownik administracyjny. Jest to jedna z najważniejszych osób w biurze. Pracownik administracyjny odpowiada za koordynowanie wszystkich działań związanych z sprawnych i prawidłowym funkcjonowaniem biura. W swojej pracy wykorzystuje standardowe urządzenia biurowe tj. komputer, drukarka, telefon, fax.

 

Do głównych obowiązków pracownika administracyjnego jest sprawne zarządzanie dokumentacją, kompletowanie, segregowanie oraz rejestrowanie pism i korespondencji.  Osoba na tym stanowisku ponosi odpowiedzialność za przygotowanie podstawowych dokumentacji finansowo-księgowych. Odpowiada za organizację i wypisywanie delegacji. Uczestniczy w przygotowywaniu pism, aktów i umów. Dla o standardy archiwizacji i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

Pracownik biurowy odpowiedzialny za administrację często zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne dla konferencji, narad czy zebrań zarządu. Wówczas do jego zadań należą: rozesłanie zaproszeń,  przygotowanie materiałów i sprzętu oraz bieżące kompletowanie dokumentacji m. in. w postaci sporządzanych protokołów i sprawozdań.