Archiwa kategorii: pracownik biurowy

Pracodawca a pracownik

Pracodawca a pracownik

Jako szef jednej z dużych firm działających na terenie Płocka, wiem jak ważna jest prawidłowa organizacja pracy opierająca się na dokładności, systematyczności i efektywności. Przez moją firmę przewinęło się już kilku pracowników biurowych, jednak każdy po jakimś czasie okazywał się być osobą , której zależy przede wszystkim na dostawaniu wynagrodzenia za nic, pracownik biurowy Płock.

37Z kandydatami na stanowisko pracownika biurowego zawsze spotykam się indywidualnie, ponieważ lubię wiedzieć kogo zatrudniam. Jeśli dana osoba nie spodoba mi się od początku, nie ma szans na jakiekolwiek zatrudnienie. Jestem osobą, która do wszystkiego doszła ciężką pracą, wyrzeczeniami i stanowczością, dlatego tego samego oczekuję po wszystkich moich pracownikach. Idealnego pracownika biurowego jeszcze nie spotkałem, ale jeśli uda mi się go kiedyś poznać, to będę starał się go pozyskać dla mojej firmy wszystkimi dostępnymi środkami. Z doświadczenia wiem, że podstawą prężnie i efektywnie działającej firmy jest przede wszystkim dobra organizacja dokumentów, dbanie o klientów oraz szybki przepływ informacji w firmie. Dla mnie, perfekcyjny pracownik biurowy to nie ktoś, kto robi tylko to, co mu się pokaże palcem, a posiada minimum inwencji twórczej i kreatywności. Jeśli wie, że następnego dnia jest ważne spotkanie z potencjalnymi klientami, to sam wpada na to, by przygotować niezbędne dokumenty i zatroszczyć się o zaplecze gastronomiczne. Do tego potrafi swoją pracę zorganizować tak, by dziennie wykonywać 120% normy. Dobry pracownik biurowy to osoba, która posiada świetnie rozwinięte umiejętności logicznego myślenia, umiejętności strategiczne i organizacyjne. Do tego ma poukładane w głowie i jest pracowity. Jeśli jesteś taką osobą zgłoś się do mnie, a na pewno znajdziemy ci jakieś zajęcie.

Pierwszy dzień

33Swój pierwszy dzień w pracy w charakterze pracownika biurowego pamiętam jako bardzo pozytywny. Po wielu miesiącach poszukiwań zatrudnienia w Bielsko-Białej, w końcu udało mi się trafić do niewielkiej, prywatnej firmy zatrudniającej zaledwie 11 osób, w tym mnie na stanowisku pracownika biurowego, pracownik biurowy Bielsko-Biała. Gdy tylko weszłam do biura i jedna z osób rekrutujących na to stanowisko pracy przedstawiła moją osobę i powiedziała jaki będzie mój zakres obowiązków, każdy pracownik firmy po kolei przychodził się przywitać i z życzliwym uśmiechem na ustach życzył miłej pracy. Poznałam 10 nowych osób, z których zapamiętałam może trzy najbardziej charakterystyczne. Pozostałych imion uczyłam się w miarę jak nabierałam wprawy i przyzwyczajałam się do pracy w nowym miejscu.

Moje niewielkie biuro, od podłogi po sufit wypełnione regałami na dokumenty i kolorowymi segregatorami od razu przypadło mi do gustu. Szczególnie spodobał mi się widok z okna oraz pozytywny, limonkowy kolor ścian. Od razu wiedziałam, że w tym pomieszczeniu będzie mi się dobrze pracowało. Cały pierwszy dzień pracy upłynął mi na dokładnym zapoznawaniu się z dokumentacją zgromadzoną przez firmę, zakresem moich obowiązków i systemem pracy w przedsiębiorstwie. Pierwszy tydzień pracy w biurze był nieco stresujący i przepełniony nauką, jednak z czasem, gdy przyzwyczaiłam się do swojej pracy i gruntowanie poznałam swoje obowiązki, zaczęłam z niej czerpać wiele przyjemności oraz udało mi się zaprzyjaźnić z kilkoma osobami. Lubię to co robię i uważam, że jestem w tym naprawdę dobra. Niedługo czeka mnie przeniesienie do nowego, większego biura, ponieważ w tym starym nie mieszczą się już wszystkie dokumenty. Mam nadzieję, że i tam będą limonkowe ściany!

Dokumenty aplikacyjne

Aplikacja na stanowisko pracy pracownika biurowego w każdym mieście Polski, w tym Kielcach, rozpoczyna się tym samym elementem, czyli dostarczeniem dokumentów aplikacyjnych, pracownik biurowy Kielce. Od tego, jakim profesjonalizmem i rzeczowością będą cechowały się dostarczony życiorys i list motywacyjny, bardzo często zależy kwalifikacja kandydata na drugi etap rekrutacji, czyli na rozmowę kwalifikacyjną

31

 

Życiorys

Życiorys jest podstawowym dokumentem aplikacyjnym, stanowiącym skrót najważniejszych informacji z życia zawodowego i edukacyjnego kandydata. Powinien być on sporządzony na jednej, najwyżej dwóch stronach A4 i cechować się rzeczowością, dokładnością i minimalizmem. Aby życiorys został uznany za odpowiednio sporządzony, musi zawierać kilka istotnych elementów:

  • dane kandydata: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail i telefon kontaktowy,
  • zdobyte wykształcenie: daty rozpoczęcia i zakończenia studiów od najbardziej do najmniej aktualnych,
  • doświadczenie zawodowe: daty rozpoczęcia i zakończenia stosunków pracy wraz z wykazem najważniejszych obowiązków i stanowisk pracy, poszczególne punkty umieszcza się w kolejności od najnowszych do najstarszych,
  • dodatkowe umiejętności i kwalifikacje,
  • języki obce,
  • zainteresowania,
  • referencje.

Zamieszczanie zdjęcia w CV nie jest wymogiem, jednak bardzo często jest mile widziane.

 

List motywacyjny

List motywacyjny stanowi uzupełnienie CV kandydata, którego celem jest udowodnienie pracodawcy, że dana osoba będzie idealnym pracownikiem w jego firmie. Długość listu motywacyjnego nie powinna przekraczać jednej strony A4. List, nawet ten wysłany drogą elektroniczną, powinien być odręcznie podpisany.

Typowy pracownik biura

28Czy zastanawialiście się kiedyś jak wygląda typowy pracownik biurowy? Niemal każdemu, kto pomyśli o wyglądzie i cechach pracownika biurowego przed oczami ukaże się obraz kogoś, kobiety lub mężczyzny, który siedząc przed swoim biurkiem porządkuje dokumenty, uzupełnia dane, wypełnia protokoły i segreguje korespondencję lub stojąc przy kserokopiarce kseruje setki stron dokumentacji. Czy taki pracownik biurowy musi być elegancko ubrany lub posiadać jakieś określone cechy charakteru? Jak każda inna praca, praca w biurze wiąże się z szeregiem obowiązków i zadań, których wykonanie byłoby niemożliwe bez posiadania określonych umiejętności i kwalifikacji, pracownik biurowy Opole.

Każdy pracownik biurowy, bez względu na to w jakiej branży jest zatrudniony, powinien wykazać się szeregiem cech i umiejętności, do których należą:

  • zdolności organizacyjne,
  • umiejętność pracy w sytuacjach stresowych,
  • zdolność logicznego myślenia,
  • dokładność,
  • obowiązkowość,
  • systematyczność,
  • punktualność i terminowość,
  • znajomość zasad sporządzania dokumentacji,
  • podstawowe umiejętności obsługi komputera (Word, Excel, Access, Outlook)
  • komunikatywna znajomość języka angielskiego (opcjonalnie),
  • wykształcenie wyższe (opcjonalnie),
  • prawo jazdy kategorii B (opcjonalnie).

Ponadto, w zależności od branży, którą reprezentuje firma zatrudniająca pracownika biurowego, od pracownika wymagane być mogą również inne umiejętności, bezpośrednio związane ze specyficznym zakresem obowiązków.

Poszukiwania pracy

Każdy z nas nie raz stanął przed problemem znalezienia pracy w zawodzie, jaki nas najbardziej interesuje. W przypadku pracownika biurowego w Rzeszowie (pracownik biurowy Rzeszów) cały proces poszukiwania zatrudnienia powinno się rozpocząć od indywidualnego podpytania znajomych i rodziny o zasłyszanych ofertach pracy na tym stanowisku. A nuż okaże się, że wujek kolegi naszego najlepszego przyjaciela szuka akurat kogoś, kto zająłby się bałaganem panującym w dokumentach jego firmy. Jak pokazują statystyki, duża część wolnych stanowisk przypada znajomym osób rekrutujących lub biorących czynny udział w poszukiwaniu pracowników. Niestety, Polska jest krajem, w którym nierzadko dzięki protekcji lub odpowiednim znajomościom można załatwić więcej, niż dobrymi chęciami i ciężką pracą.

29Jeśli wywiad środowiskowy przeprowadzony wśród znajomych nic nie da, warto rozejrzeć się za ofertami pracy wiszącymi na słupach, w specjalnych punktach ogłoszeniowych, w Urzędach Pracy, na przystankach autobusowych lub na tablicach ogłoszeniowych w supermarketach. Wartościową bazą ofert pracy dla mieszkańców Rzeszowa jest także lokalna prasa, która posiada specjalną sekcję poświęconą rynkowi pracy (np. Echo Rzeszowa lub Gazeta Codzienna).

W czasach rozwiniętej telekomunikacji, najbogatszy i największy zbiór ogłoszeń stanowi Internet. Na specjalnych portalach poświęconych pracy i zatrudnieniu, codziennie publikowane są najnowsze ogłoszenia skierowane do różnych grup zawodowych, w tym pracowników biurowych.

Dobry pracownik biurowy

27

Dobrym pracownikiem biurowym może być zarówno kobieta jak i mężczyzna – wszystko zależy od ich nastawienia i posiadanych umiejętności. Wielu męskich pracowników biurowych próbuje udowodnić, że mężczyzna, dzięki swoim umiejętnościom logicznego myślenia i zdolnościom organizacyjnym jest lepszy w obsłudze biura niż kobieta. Może i mężczyźni są lepsi w organizowaniu, kobiety natomiast posiadają większy zmysł estetyczny i lepiej rozwinięte umiejętności porządkowania. Wychodzi więc na to, że zarówno ona, jak i on mogą okazać się bardzo dobrymi pracownikami biurowymi.

Tym, co w pracy w biurze liczy się przede wszystkim i niezależne jest od płci pracownika biurowego jest odpowiednie nastawienie i podejście do wykonywanej pracy. Sumienne wykonywanie swoich obowiązków, tak jak w przypadku każdej innej posady, pozwoli na zapewnienie prawidłowego działania struktury organizacyjnej firmy. Pracownicy biurowi, którzy są podwaliną funkcjonalności przedsiębiorstwa, czuwają nad prawidłowym obiegiem dokumentów i koordynacją prac biurowych. Mało osób zdaje sobie sprawę, jak ważne w prawidłowym funkcjonowaniu firmy jest katalogowanie i archiwizacja ważnych dokumentów. Jeśli to zawiedzie, zawiedzie wszystko inne.

Dobry pracownik biurowy to ktoś, kto bez względu na swoją płeć potrafi tak zaplanować swój dzień pracy, by swe obowiązki wykonać jak najbardziej efektywnie, czyli przy wykorzystaniu jak najmniejszych zasobów czasu, energii i pieniędzy, pracownik biurowy Zabrze.

Pracownik biurowy a sekretarka

Od trzech miesięcy pracuję na stanowisku pracownika biurowego w Tarnowie i chciałbym podzielić się swoją opinią na temat tego zawodu. Otóż, z mojej perspektywy stanowisko pracownika biurowego jest umiejętnym trikiem obejścia problemu zatrudnienia sekretarki, której praca wymagałaby większych wkładów finansowych niż praca pracownika biurowego – pracownik biurowy Tarnów.  Z autopsji wiem, że zakres moich obowiązków niczym nie różni się od tego, jaki zazwyczaj obowiązuje sekretarki, a do tego muszę jeszcze zajmować się całą dokumentacją przepływającą przez naszą firmę.

25Miejsce mojej pracy, biurko z litego drzewa dębowego, znajduje się tuż przy wejściu do gabinetu szefa, co już wskazuje na moją funkcję asystencką. Oprócz koordynacji pracy biura, w mój zakres obowiązków wchodzi także kontakt z klientami, obsługa korespondencji, obsługa przychodzących gości i klientów, czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji, organizacja spotkań i nierzadko parzenie kawy – jednym słowem, jestem męską sekretarką na stanowisku dla pozoru nazwanego inaczej.

Podejmując pracę jako pracownik biurowy spodziewałem się czegoś inaczej. Oczekiwałem, że owszem, będę miał swoje własne miejsce pracy jednak będzie ono zlokalizowane gdzieś w najbardziej odległym kącie korytarza, a nie tuż przy gabinecie prezesa. Myślałem, że jako pracownik biurowy będę mógł ubierać się i wyglądać jak chcę. Niestety, dzień bez krawata jest dla mojego szefa dniem straconym. Do tego zawsze muszę udawać, że jestem w dobrym humorze i tryskam energią. Od rana do wieczoru chodzę z przyklejonym uśmiechem na twarzy, by każdy gość czuł się zauważony i potraktowany indywidualnie. Istny horror.

Ważna rola pracowników biurowych

O tym, w jak wielu krakowskich firmach niezbędni są pracownicy biurowi przekonać się można przeglądając oferty pracy w tym mieście. Duża część ogłoszeń zamieszczanych w lokalnej prasie czy publikowanych w Internecie skierowana jest właśnie do grupy zawodowej pracowników biurowych, pracownik biurowy Kraków. Niemal każda współczesna firma swą działalność opiera na prowadzeniu dokładnej, rzeczowej i systematycznej dokumentacji, której archiwizacja, przetwarzanie i katalogowanie leży w zakresie obowiązków pracownika biurowego. Bez odpowiednio wykonanej pracy pracownika biurowego prawidłowe działanie firmy byłoby niemal niemożliwe.

OfficeW interesie każdego przedsiębiorstwa jest prowadzenie katalogu przeprowadzonych działań, zrealizowanych transakcji czy zawartych umów. Nierzadko zdarza się, że podczas kontroli wymagane jest przedstawienie kompletnej dokumentacji, co bez jej odpowiedniego skatalogowania byłoby niemożliwe. Struktura całej firmy opiera się na ciężkiej pracy pracownika biurowego, dlatego jego ranga i funkcja nigdy nie powinna zostać podważona czy zlekceważona. Należy pamiętać, że na dobrze działające przedsiębiorstwo składają się nie tylko osoby pracujące na jego zysk, lecz także pracownicy, którzy pilnują organizacji i funkcjonalności struktury przedsiębiorstwa od wewnątrz.

Nie tylko pracowitość

Wiele osób decyduje się na poszukiwania zatrudnienia w charakterze pracownika biurowego, ponieważ praca ta wiąże się zazwyczaj z niewielkim i nieskomplikowanym zakresem obowiązków, który może wykonywać niemal każdy. Do tego, jak każda inna praca daje poczucie stabilności i finansowej i zawodowej. Niestety, mało osób zdaje sobie sprawę, że im szybsze i intensywniejsze tempo rozwoju współczesnego świata, tym wymagania na stanowisko pracownika biurowego są wyższe. Obserwując oferty pracy skierowane do pracowników biurowych w Bydgoszczy, pracownik biurowy Bydgoszcz, zauważyć można, że przeważająca większość publikowanych ogłoszeń skierowanych do osób pracujących w biurach jest bardzo specyficzna i wymaga posiadania określonych cech, umiejętności i kwalifikacji.

Wiele ogłoszeń precyzuje, że pracownik biurowy powinien charakteryzować się wykształceniem przynajmniej średnim ekonomicznym, najlepiej jednak by było, by posiadał on wykształcenie wyższe administracyjne lub ekonomiczne. Nierzadko pracownik biurowy zobligowany jest do wykonania kalkulacji czy obliczeń, w których fundamentalna wiedza z ekonomii, matematyki i statystyki jest podstawą. Oprócz wykształcenia, współcześni pracownicy biurowi powinni płynnie znać język angielski zarówno w mowie jak i piśmie. Dużym plusem może okazać się również znajomość drugiego języka obcego. W wielu przypadkach wymagane jest również przynajmniej dwuletnie doświadczenie w zawodzie pracownika biurowego.

21

Pracownik biurowy w Toruniu

Toruń to jedno z najpiękniejszych miast Polski, jakie podczas studiów udało mi się zwiedzić. Gdy podczas jednego z majówkowych wyjazdów wraz z koleżankami odwiedziłyśmy gród Kopernika, w mojej głowie od razu zaświtała myśl, że Toruń to miasto, w którym chciałabym żyć i pracować.

20Ku wielkiej rozpaczy mojej dolnośląskiej rodziny, gdy tylko ukończyłam studia od razu przeniosłam się do Torunia. Mieszkanie wynajęłam bez problemu, pozostała jedynie kwestia pracy. Jako osoba, która ukończyła administrację, moim celem było podjęcie pracy związanej ze zdobytym zawodem. Pierwsze kilka tygodni życia w nowym mieście poświęciłam na stopniowe poznawanie jego struktury oraz intensywne wertowanie ogłoszeń publikowanych w toruńskiej prasie czy udostępnianych na różnych internetowych portalach. Na pierwszą rozmowę kwalifikacyjną zostałam zaproszona po miesiącu przebywania w Toruniu. Nie ukrywam, że idąc na spotkanie byłam nieco zdenerwowana, jako że chciałam dobrze wypaść i zostać zatrudniona. Mój zapas gotówki powoli się kończył, a nie chciałam z miną przegranej potulnie wrócić do rodzinnego domu i przyznać, że moje planu legły w gruzach. Na szczęcie rozmowa kwalifikacyjna upłynęła w bardzo przyjemnej atmosferze, a ja czułam, że nawet jeśli nie uda mi się uzyskać tej pracy, to świat stoi przede mną otworem. Ku mojej wielkiej radości, po dwóch dniach od rozmowy zadzwonił do mnie szef placówki w której miałabym pracować i poinformował, że jeśli nadal jestem zainteresowana tą pracą to w poniedziałek zapraszają mnie do biura. W taki sposób zostałam pracownikiem biurowym w Toruniu, pracownik biurowy Toruń.