Archiwa kategorii: pracownik biurowy

Idealny pracownik biurowy

Nie każdy nadaje się do pracy w biurze – to samo dotyczy każdego innego zawodu. Jeśli ktoś nie lubi pracy z ludźmi i dokumentami, nie odnajdzie się w tym wciąż niedocenianym zawodzie. To dość krzywdzące dla osób trudniących się tym zajęciem, które wymaga odporności na stres, samodyscypliny oraz ogromu cierpliwości.idealny pracownik biurowy

Nie tylko parzenie kawy

Jest w ogromnym błędzie każdy, kto uznał, że pracownik biurowy to ktoś, kto dba o to, żeby kawa znalazła się na czas na biurku przełożonego. Owszem, bywa to jeden z obowiązków, jednak pozostała część zajęć znacznie wykracza poza tego typu kompetencje. Obsługa urządzeń biurowych, zamawianie asortymentu, dbanie o odpowiednie rozplanowanie spotkań oraz pierwszy kontakt z kontrahentami, to tylko część zajęć pracownika biurowego.

Predyspozycje dobrego pracownika biurowego

Osoba stworzona do tego stanowiska, powinna być przede wszystkim otwarta i komunikatywna – to z pewnością pomoże jej w nawiązywaniu pozytywnych relacji z osobami pojawiającymi się w biurze. Ponad to dobra organizacja pracy własnej – jest to tutaj szczególnie mile widziane, zwłaszcza, gdy lista zadań na dany dzień jest pełna. Przydatną umiejętnością jest również szybkie nabywanie wiedzy oraz zastosowanie jej w praktyce. I oczywiście znajomość języków obcych – minimum jednego.

Taki pakiet stanowi dobry początek do stawania się coraz lepszym w pracy na stanowisku, które często przesądza o sukcesie firmy. Pracownicy biurowi mający pierwszy kontakt z kontrahentami, stanowią niejako wizytówkę firmy. Musi więc ona robić jak najlepsze wrażenie – zarówno swoim wyglądem jak i sposobem mówienia i doboru słów. Wówczas tworzy się grunt pod robienie dobrych, satysfakcjonujących obie strony interesów.

Czym zajmuje się pracownik biurowy?

pracownik biurowyAby podjąć pracę w charakterze pracownika biurowego, niekonieczne jest wykształcenie administracyjne. Bardziej liczy się ogólna prezencja oraz zdolność organizacji pracy własnej, która jest coraz częściej stawiana jako jedno z głównych wymagań na wielu innych stanowiskach.

Pracownik biurowy zajmuje się obsługą korespondencji oraz wieloma innymi zadaniami zleconymi przez przełożonych. W ich zakres wchodzi również przygotowywanie dokumentów oraz porządkowanie i archiwizowanie już istniejących. Czasem praca skupia się głównie na obsłudze sekretariatu – wówczas musimy dodatkowo dbać o dobry wizerunek organizacji oraz o kontakty z firmami współpracującymi. Często to właśnie pierwsza, choćby krótka rozmowa z osobą reprezentującą firmę, decyduje o podjęciu współpracy z danym przedsiębiorstwem.

Praca w charakterze pracownika biurowego na pewno nie należy do nudnych. Zwykle zadania wymagają choćby odrobiny kreatywności od pracownika. Mamy okazję poznawać nowych ludzi, a także wciąż dowiadywać się czegoś nowego o sobie. Pracując na tym stanowisku z pewnością wypracujemy wcześniej wspomnianą dobrą organizację pracy własnej, terminowość i cierpliwość.

Niezmienne obowiązki pracownika biurowego

Niezmienne_obowiązki_pracownika_biurowegoPracownik biurowy w zależności od specyfiki i zakresu działalności firmy, w której jest zatrudniony
posiada określony zakres obowiązków. W wielkim uproszczeniu zajmuje się on administrowaniem i kompleksową obsługą biura. W zależności od miejsca pracy dodatkowymi zadaniami pracownika biurowego może być kontakt z klientem, współpraca z firmami zewnętrznymi czy wykonywanie prac archiwizacyjnych. Są jednak obowiązki, które pracownik biurowy wykonuje niezależnie od miejsca zatrudnienia.

 

Pracownik biurowy zobowiązany jest do sumiennego wykonywania wszystkich poleceń przełożonych. Praca w biurze wiąże się z obsługą urządzeń takich jak komputer, drukarka czy kserokopiarka. Niezbędną umiejętnością pracownika biurowego jest obsługa programów komputerowych umożliwiających wykonywanie obowiązków. Najczęściej są nimi edytory tekstu, bazy danych czy arkusze kalkulacyjne. Pracownik biurowy często obsługuje pocztę tradycyjną i elektroniczną. Jest angażowany w sporządzanie niezbędnych dla firmy dokumentów m.in. dokumentów firmowych, sprawozdań, raportów czy zestawień. Do obowiązków pracownika należą także odbieranie telefonów, udzielanie informacji lub przekierowywanie do odpowiednich organów. Jeśli pracownik biurowy kontaktuje się z klientem, jest zobowiązany swoją osobą godnie reprezentować firmę. Do obowiązków pracownika należy także przestrzeganie regulaminu miejsca pracy, znajomość przepisów oraz zasad BHP i ich przestrzeganie.

Pracownik administracji postawa każdego biura

Pracownik_administracji_postawa_kazdego_biuraJednym z kluczowych stanowisk wśród pracowników biurowych w każdej firmie jest pracownik administracyjny. Jest to jedna z najważniejszych osób w biurze. Pracownik administracyjny odpowiada za koordynowanie wszystkich działań związanych z sprawnych i prawidłowym funkcjonowaniem biura. W swojej pracy wykorzystuje standardowe urządzenia biurowe tj. komputer, drukarka, telefon, fax.

 

Do głównych obowiązków pracownika administracyjnego jest sprawne zarządzanie dokumentacją, kompletowanie, segregowanie oraz rejestrowanie pism i korespondencji.  Osoba na tym stanowisku ponosi odpowiedzialność za przygotowanie podstawowych dokumentacji finansowo-księgowych. Odpowiada za organizację i wypisywanie delegacji. Uczestniczy w przygotowywaniu pism, aktów i umów. Dla o standardy archiwizacji i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

Pracownik biurowy odpowiedzialny za administrację często zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne dla konferencji, narad czy zebrań zarządu. Wówczas do jego zadań należą: rozesłanie zaproszeń,  przygotowanie materiałów i sprzętu oraz bieżące kompletowanie dokumentacji m. in. w postaci sporządzanych protokołów i sprawozdań.

Tylko Lublin!

Lublin to miasto, w którym się urodziłam, w którym mieszkam przez całe życie i w którym mam przyjaciół. Nie wyobrażam sobie, bym jako Lublinianka z dziada pradziada miała to miasto opuścić, dlatego ukończywszy technikum ekonomiczne rozpoczęłam poszukiwania pracy właśnie w Lublinie. Początkowo zastanawiałam się, co taka osoba jak ja może robić? Ukończyłam zaledwie technikum, znałam podstawy angielskiego, a do dodatkowych umiejętności mogłam zaliczyć jedynie prawo jazdy. Po krótkich poszukiwaniach stwierdziłam, że mój profil zawodowy idealnie pasuje do stanowiska pracownika biurowego, a jako, że zawsze byłam osobą lubiącą grzebać w papierkach, postanowiłam, że warto spróbować, pracownik biurowy Lublin.

39Pierwsze 4 rozmowy kwalifikacyjne, na które zostałam zaproszona zakończyły się totalnym fiaskiem. Jako, że były to pierwsze spotkania tego typu w moim życiu, nie miałam pojęcia jak się przygotować. Na pierwszą rozmowę poszłam ubrana w jeansy i koszulkę, przez co z miejsca zostałam skreślona z listy kandydatów. Każde kolejne spotkanie to już obowiązkowa spódnica, elegancka bluzka i buty na obcasie. Niestety, gdy ubrałam się odpowiednio, okazywało się, że nie przygotowałam się na pytania zadawane przez komisję, przez co moje odpowiedzi były nieskładne, nieprzemyślane i często zapewne infantylne. Dopiero po kilku porażkach i dokładnej lekturze zasad rządzących rozmowami kwalifikacyjnymi znalezionej w Internecie udało mi się osiągnąć sukces w postaci zakwalifikowania na drugi etap rekrutacji. Znalezienie pracy zajęło mi 4 długie miesiące, ale w końcu się udało.

Pracodawca a pracownik

Pracodawca a pracownik

Jako szef jednej z dużych firm działających na terenie Płocka, wiem jak ważna jest prawidłowa organizacja pracy opierająca się na dokładności, systematyczności i efektywności. Przez moją firmę przewinęło się już kilku pracowników biurowych, jednak każdy po jakimś czasie okazywał się być osobą , której zależy przede wszystkim na dostawaniu wynagrodzenia za nic, pracownik biurowy Płock.

37Z kandydatami na stanowisko pracownika biurowego zawsze spotykam się indywidualnie, ponieważ lubię wiedzieć kogo zatrudniam. Jeśli dana osoba nie spodoba mi się od początku, nie ma szans na jakiekolwiek zatrudnienie. Jestem osobą, która do wszystkiego doszła ciężką pracą, wyrzeczeniami i stanowczością, dlatego tego samego oczekuję po wszystkich moich pracownikach. Idealnego pracownika biurowego jeszcze nie spotkałem, ale jeśli uda mi się go kiedyś poznać, to będę starał się go pozyskać dla mojej firmy wszystkimi dostępnymi środkami. Z doświadczenia wiem, że podstawą prężnie i efektywnie działającej firmy jest przede wszystkim dobra organizacja dokumentów, dbanie o klientów oraz szybki przepływ informacji w firmie. Dla mnie, perfekcyjny pracownik biurowy to nie ktoś, kto robi tylko to, co mu się pokaże palcem, a posiada minimum inwencji twórczej i kreatywności. Jeśli wie, że następnego dnia jest ważne spotkanie z potencjalnymi klientami, to sam wpada na to, by przygotować niezbędne dokumenty i zatroszczyć się o zaplecze gastronomiczne. Do tego potrafi swoją pracę zorganizować tak, by dziennie wykonywać 120% normy. Dobry pracownik biurowy to osoba, która posiada świetnie rozwinięte umiejętności logicznego myślenia, umiejętności strategiczne i organizacyjne. Do tego ma poukładane w głowie i jest pracowity. Jeśli jesteś taką osobą zgłoś się do mnie, a na pewno znajdziemy ci jakieś zajęcie.

Pierwszy dzień

33Swój pierwszy dzień w pracy w charakterze pracownika biurowego pamiętam jako bardzo pozytywny. Po wielu miesiącach poszukiwań zatrudnienia w Bielsko-Białej, w końcu udało mi się trafić do niewielkiej, prywatnej firmy zatrudniającej zaledwie 11 osób, w tym mnie na stanowisku pracownika biurowego, pracownik biurowy Bielsko-Biała. Gdy tylko weszłam do biura i jedna z osób rekrutujących na to stanowisko pracy przedstawiła moją osobę i powiedziała jaki będzie mój zakres obowiązków, każdy pracownik firmy po kolei przychodził się przywitać i z życzliwym uśmiechem na ustach życzył miłej pracy. Poznałam 10 nowych osób, z których zapamiętałam może trzy najbardziej charakterystyczne. Pozostałych imion uczyłam się w miarę jak nabierałam wprawy i przyzwyczajałam się do pracy w nowym miejscu.

Moje niewielkie biuro, od podłogi po sufit wypełnione regałami na dokumenty i kolorowymi segregatorami od razu przypadło mi do gustu. Szczególnie spodobał mi się widok z okna oraz pozytywny, limonkowy kolor ścian. Od razu wiedziałam, że w tym pomieszczeniu będzie mi się dobrze pracowało. Cały pierwszy dzień pracy upłynął mi na dokładnym zapoznawaniu się z dokumentacją zgromadzoną przez firmę, zakresem moich obowiązków i systemem pracy w przedsiębiorstwie. Pierwszy tydzień pracy w biurze był nieco stresujący i przepełniony nauką, jednak z czasem, gdy przyzwyczaiłam się do swojej pracy i gruntowanie poznałam swoje obowiązki, zaczęłam z niej czerpać wiele przyjemności oraz udało mi się zaprzyjaźnić z kilkoma osobami. Lubię to co robię i uważam, że jestem w tym naprawdę dobra. Niedługo czeka mnie przeniesienie do nowego, większego biura, ponieważ w tym starym nie mieszczą się już wszystkie dokumenty. Mam nadzieję, że i tam będą limonkowe ściany!

Dokumenty aplikacyjne

Aplikacja na stanowisko pracy pracownika biurowego w każdym mieście Polski, w tym Kielcach, rozpoczyna się tym samym elementem, czyli dostarczeniem dokumentów aplikacyjnych, pracownik biurowy Kielce. Od tego, jakim profesjonalizmem i rzeczowością będą cechowały się dostarczony życiorys i list motywacyjny, bardzo często zależy kwalifikacja kandydata na drugi etap rekrutacji, czyli na rozmowę kwalifikacyjną

31

 

Życiorys

Życiorys jest podstawowym dokumentem aplikacyjnym, stanowiącym skrót najważniejszych informacji z życia zawodowego i edukacyjnego kandydata. Powinien być on sporządzony na jednej, najwyżej dwóch stronach A4 i cechować się rzeczowością, dokładnością i minimalizmem. Aby życiorys został uznany za odpowiednio sporządzony, musi zawierać kilka istotnych elementów:

  • dane kandydata: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail i telefon kontaktowy,
  • zdobyte wykształcenie: daty rozpoczęcia i zakończenia studiów od najbardziej do najmniej aktualnych,
  • doświadczenie zawodowe: daty rozpoczęcia i zakończenia stosunków pracy wraz z wykazem najważniejszych obowiązków i stanowisk pracy, poszczególne punkty umieszcza się w kolejności od najnowszych do najstarszych,
  • dodatkowe umiejętności i kwalifikacje,
  • języki obce,
  • zainteresowania,
  • referencje.

Zamieszczanie zdjęcia w CV nie jest wymogiem, jednak bardzo często jest mile widziane.

 

List motywacyjny

List motywacyjny stanowi uzupełnienie CV kandydata, którego celem jest udowodnienie pracodawcy, że dana osoba będzie idealnym pracownikiem w jego firmie. Długość listu motywacyjnego nie powinna przekraczać jednej strony A4. List, nawet ten wysłany drogą elektroniczną, powinien być odręcznie podpisany.

Typowy pracownik biura

28Czy zastanawialiście się kiedyś jak wygląda typowy pracownik biurowy? Niemal każdemu, kto pomyśli o wyglądzie i cechach pracownika biurowego przed oczami ukaże się obraz kogoś, kobiety lub mężczyzny, który siedząc przed swoim biurkiem porządkuje dokumenty, uzupełnia dane, wypełnia protokoły i segreguje korespondencję lub stojąc przy kserokopiarce kseruje setki stron dokumentacji. Czy taki pracownik biurowy musi być elegancko ubrany lub posiadać jakieś określone cechy charakteru? Jak każda inna praca, praca w biurze wiąże się z szeregiem obowiązków i zadań, których wykonanie byłoby niemożliwe bez posiadania określonych umiejętności i kwalifikacji, pracownik biurowy Opole.

Każdy pracownik biurowy, bez względu na to w jakiej branży jest zatrudniony, powinien wykazać się szeregiem cech i umiejętności, do których należą:

  • zdolności organizacyjne,
  • umiejętność pracy w sytuacjach stresowych,
  • zdolność logicznego myślenia,
  • dokładność,
  • obowiązkowość,
  • systematyczność,
  • punktualność i terminowość,
  • znajomość zasad sporządzania dokumentacji,
  • podstawowe umiejętności obsługi komputera (Word, Excel, Access, Outlook)
  • komunikatywna znajomość języka angielskiego (opcjonalnie),
  • wykształcenie wyższe (opcjonalnie),
  • prawo jazdy kategorii B (opcjonalnie).

Ponadto, w zależności od branży, którą reprezentuje firma zatrudniająca pracownika biurowego, od pracownika wymagane być mogą również inne umiejętności, bezpośrednio związane ze specyficznym zakresem obowiązków.

Poszukiwania pracy

Każdy z nas nie raz stanął przed problemem znalezienia pracy w zawodzie, jaki nas najbardziej interesuje. W przypadku pracownika biurowego w Rzeszowie (pracownik biurowy Rzeszów) cały proces poszukiwania zatrudnienia powinno się rozpocząć od indywidualnego podpytania znajomych i rodziny o zasłyszanych ofertach pracy na tym stanowisku. A nuż okaże się, że wujek kolegi naszego najlepszego przyjaciela szuka akurat kogoś, kto zająłby się bałaganem panującym w dokumentach jego firmy. Jak pokazują statystyki, duża część wolnych stanowisk przypada znajomym osób rekrutujących lub biorących czynny udział w poszukiwaniu pracowników. Niestety, Polska jest krajem, w którym nierzadko dzięki protekcji lub odpowiednim znajomościom można załatwić więcej, niż dobrymi chęciami i ciężką pracą.

29Jeśli wywiad środowiskowy przeprowadzony wśród znajomych nic nie da, warto rozejrzeć się za ofertami pracy wiszącymi na słupach, w specjalnych punktach ogłoszeniowych, w Urzędach Pracy, na przystankach autobusowych lub na tablicach ogłoszeniowych w supermarketach. Wartościową bazą ofert pracy dla mieszkańców Rzeszowa jest także lokalna prasa, która posiada specjalną sekcję poświęconą rynkowi pracy (np. Echo Rzeszowa lub Gazeta Codzienna).

W czasach rozwiniętej telekomunikacji, najbogatszy i największy zbiór ogłoszeń stanowi Internet. Na specjalnych portalach poświęconych pracy i zatrudnieniu, codziennie publikowane są najnowsze ogłoszenia skierowane do różnych grup zawodowych, w tym pracowników biurowych.