Archiwa kategorii: aspekty pracy

Z innej perspektywy

O pracy w biurze dowiedziałem się już co nieco, jednak nie z własnych obserwacji i doświadczeń, a pośrednio. Od 3 lat moja żona pracuje na stanowisku pracownika biurowego w jednej z radomskich firm, pracownik biurowy Radom. Wnioskuję, że skoro tyle lat udało jej się wytrzymać na tym stanowisku, oznacza to, że praca w biurze wcale taka najgorsza nie jest. Wiadomo, jak w każdej pracy jedne dni są lepsze, o innych chciałoby się jak najszybciej zapomnieć.

36Pamiętam pewien jesienny dzień w 2011 roku, gdy moja żona wróciła z pracy zapłakana i strasznie zdenerwowana. Gdy ją zobaczyłem w takim stanie, od razu pomyślałem, że pewnie stało się coś strasznego, ktoś umarł lub miał wypadek, bo nigdy nie widziałem jej jeszcze w takim stanie. Dopiero po przerywanej nagłymi wybuchami szlochu opowieści dowiedziałem się, że w firmie mojej żony szykują się zwolnienia, a jeden z jej najlepszych znajomych wyznał w tajemnicy, że prawdopodobnie to ona zostanie zwolniona. Wiadomo jak jest teraz z pracą, trudno znaleźć cokolwiek, nawet gdy się ma świetne kwalifikacje i długoletnie doświadczenie, dlatego informacja o nagłym zwolnieniu tak bardzo wstrząsnęła moją żoną. W kółko powtarzała, że nie rozumie dlaczego akurat ona, skoro szef zawsze powtarza, jak dobrym jest pracownikiem i że bez jej pomocy firma długo by nie przetrwała. Po chwili, gdy żonie udało się nieco ochłonąć, na trzeźwo przedyskutowaliśmy sytuację i stwierdziliśmy, że najlepiej będzie gdy ona pierwsza stawi czoła rzeczywistości i pójdzie porozmawiać z szefem osobiście. Skoro ma ją zamiar zwolnić to niech przynajmniej od razu powie dlaczego.

Pomysł ze szczerą rozmową okazał się strzałem w dziesiątkę, bowiem okazało się, że informacja o zwolnieniu mojej żony była nieprawdziwa. Ktoś rozpuścił plotkę, która szybko rozeszła się po całym biurze, przez co jej ogrom wzrósł wielokrotnie. Żona momentalnie wróciła do swojego dawnego, wesołego nastroju a mnie kamień spadł z serca!

Obowiązki pracodawcy i pracownika

35Każdy pracownik biurowy, który nawiązał stosunek pracy ze swoim pracodawcą, objęty jest podstawowym zakresem praw i obowiązków. W zależności od rodzaju i aspektów umowy jaką zawarto, pracownikowi biurowemu przysługuje określony pakiet dodatków i świadczeń socjalnych. Stąd, prawidłowe sporządzenie umowy o pracę jest niezmiernie ważne. Pracownik biurowy zatrudniony w Gliwicach, jak i w każdym innym polskim mieście (pracownik biurowy Gliwice) powinien znać swoje podstawowe obowiązki wynikające z nawiązania stosunku pracy.  Do podstawowych obowiązków pracownika i pracodawcy należą:

 

Obowiązki pracodawcy:

  • zatrudnienia pracownika,
  • wypłacania pracownikowi wynagrodzenia za pracę,
  • zaznajamiania pracowników z ich zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach,
  • należytego organizowania pracy,
  • adaptacji pracowników podejmujących zatrudnienie po ukończeniu szkoły,
  • wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego,
  • obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy,
  • obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy  oraz akt osobowych pracowników,
  • obowiązek zaznajamiania pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami.

Obowiązki pracownika:

  • przestrzeganie ustalonego czasu pracy,
  • przestrzeganie regulaminu pracy ustalonego porządku,
  • przestrzeganie przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych,
  • dbanie o dobro zakładu pracy, chronienie jego mienie oraz zachowanie w tajemnicy informacji których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,
  • przestrzeganie tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,
  • przestrzeganie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Jak przebiega rekrutacja

Jak każda prawidłowo przeprowadzona rekrutacja, tak i rekrutacja na stanowisko pracownika biurowego w Kaliszu musi przebiegać w oparciu o kilka podstawowych zasad. Pierwszym elementem procesu rekrutacyjnego jest opublikowanie oferty pracy w jak największej liczbie miejsc, by zapewnić sobie jak największy odzew i tym samym móc wybrać jak najlepszego pracownika. Podstawowymi miejscami publikacji takich ogłoszeń są przede wszystkim lokalna prasa czy portale internetowe, np. pracownik biurowy Kalisz. Należy się jednak liczyć, że rozpowszechnianie ofert pracy za pomocą jednego z czołowych polskich portali pracy wiąże się z koniecznością uiszczenia określonych opłat, które są jednak gwarancją wysokiej jakości oferowanych usług.

34

W odzewie na zamieszczone ogłoszenia, na wskazany adres mailowy napływają życiorysy i listy motywacyjne osób zainteresowanych pracą w biurze. Po upływie okresu zbierania zgłoszeń następuje pierwszy etap rekrutacji, czyli dokładna analiza otrzymanych zgłoszeń i wybranie tych, które zakwalifikowane zostaną na kolejny etap, czyli na rozmowę kwalifikacyjną.

Osoby wytypowane do rozmowy kwalifikacyjnej stawiają się w określonym miejscu i określonym czasie na spotkanie z komisją rekrutacyjną. Zazwyczaj od przebiegu rozmowy zależy dalsze postępowanie w stosunku do danej osoby – odrzucenie jej kandydatury, przedstawienie oferty pracy (w przypadku dwustopniowego procesu rekrutacyjnego) lub zakwalifikowanie na kolejny etap (w przypadku ponad dwustopniowych procesów rekrutacyjnych). Stąd ważnym jest, by na rozmowie kwalifikacyjnej zaprezentować się od jak najlepszej strony.

Rosnące wymagania

Ostatnio, w trakcie poszukiwania pracy w Dąbrowie Górniczej zainteresowałam się posadą pracownika biurowego. Zawsze wydawało mi się, że praca w biurze nie wymaga posiadania jakichś szczególnych umiejętności, oprócz dobrej organizacji pracy i dokładności. Wielkie było moje zdziwienie, gdy okazało się, że większość ogłoszeń skierowanych do pracowników biurowych to nie oferty, na które niemal każdy mógłby odpowiedzieć, a wyspecyfikowane wymagania związane przede wszystkim z wykształceniem, doświadczeniem zawodowym i kwalifikacjami.

26Jako osobie, której jakoś nie po drodze było na studia, znalezienie ciekawej i nie związanej z czynnościami fizycznymi pracy jest bardzo trudne. Stąd, zorientowanie się, że w dzisiejszych czasach nawet praca w biurze wymaga co najmniej licencjata z administracji była dla mnie ciosem w serce. Na 10 znalezionych ofert pracy, pracownik biurowy Dąbrowa Górnicza, zaledwie dwie przeznaczone były dla osób, które cechowały się wykształceniem średnim. Po kilku chwilach zastanowienia postanowiłam zaaplikować. Niestety, tak jak podejrzewałam, żadna z firm nie odpowiedziała na moje CV i list motywacyjny. Nie dziwi mnie to, bowiem niezależnie jakbym się starała i tak zawsze przegram z tymi, którzy ukończyli studia.

Pracy w Dąbrowie Górniczej poszukuję już, nieskutecznie, ponad 5 miesięcy. Powoli utwierdzam się w decyzji, że chyba jednak będę musiała iść na studia. Niby tytuł przed imieniem nic w tych czasach nie daje, a jednak, mając do wyboru kogoś z wykształceniem wyższym i kogoś, kto nie ukończył studiów, pracodawca zawsze wybierze tego pierwszego.

O zarobkach

Zarobki na stanowisku pracownika biurowego nie należą do najwyższych, jednak nie należy oczekiwać nie wiadomo jak wysokiej pensji za wykonywanie podstawowych prac archiwizacyjnych i koordynację pracy biura. Wysokość miesięcznej pensji, na jaką może liczyć pracownik biurowy nie jest stała, a zależy od wielu czynników, do których należą przede wszystkim: miasto, w którym funkcjonuje firma zatrudniająca pracownika biurowego, wielkość i majętność firmy, własna polityka finansowa firmy oraz doświadczenie, kwalifikacje i umiejętności pracownika biurowego. Na wysokość zarobków wpływa też jakość pracy wykonywanej w biurze.

23Jak pokazują badania przeprowadzane wśród przedstawicieli wszystkich zawodów w naszym kraju, średnie miesięczne wynagrodzenie netto na stanowisku pracownika biurowego wynosi ok. 1500 zł. Niższe zarobki osiągają zazwyczaj pracownicy zatrudnieni w niewielkich firmach prywatnych znajdujących się w niedużych miastach i innych niewielkich miejscowościach. Zarobki pracowników biurowych w Olsztynie, Chorzowie (pracownik biurowy Chorzów) czy innym mieście zamieszkałym przez ponad 100 tysięcy osób kształtować się mogą na poziomie 1700 – 2000 zł netto miesięcznie. Na najwyższe wynagrodzenie mogą liczyć pracownicy biur warszawskich, krakowskich czy wrocławskich. Tam średnia miesięczna pensja kształtuje się na poziomie 2500 zł netto. W przypadku pracowników biurowych bardzo rzadko stosowane są premie gratyfikacyjne, profity czy bonusy. Nie mogą oni również liczyć na służbowy telefon, samochód czy inne dodatki rzeczowe.

Początki

22W zawodzie pracownika biurowego w Łodzi zaczęłam pracować 5 lat temu, gdy jedna z największych łódzkich firm zamieściła w prasie ogłoszenie o naborze na to stanowisko. Do tej pory nie wiem jak udało mi się uzyskać tą posadę. Na spotkanie dotarłam nieco spóźniona, w podartych rajstopach i zachlapanej bluzce. Niestety, w dniu mojej rozmowy kwalifikacyjnej była straszna ulewa.  Przechodząc przez przejście dla pieszych zostałam ochlapana błotem przez przejeżdżający samochód, a tuż przed wejściem do budynku firmy, w której umówiona byłam na spotkanie, poślizgnęłam się i upadłam. Wiedziałam, że ten dzień nie należy do najlepszych, dlatego intensywnie rozważałam ucieczkę z budynku, zaszycie się w cieple rodzinnego domu i samotne ubolewanie nad moim smutnym losem. Na szczęście determinacja wygrała z depresją i postanowiłam, że co by się nie działo to i tak wezmę udział w rozmowie kwalifikacyjnej.

Już w tydzień po rozmowie siedziałam za własnym biurkiem w nowej pracy i zajmowałam się koordynacją spraw biurowych. Od zawsze byłam osobą poukładaną i zorganizowaną, dlatego szybkie rozeznanie się w systemie pracy działającym w biurze nie stanowił dla mnie wielu trudności. Praca w biurze, pracownik biurowy Łódź, była stworzona specjalnie dla mnie, a ja na swoim stanowisku czułam się jak ryba w wodzie. Do tej pory ze swojej pracy potrafię wyciągać to co najlepsze. Czasem przydają się chwilę monotonii i lekkiej nudy, dzięki którym docenia się wartość swojej pracy i stabilność życiową, jakie jej wykonywanie daje.

Gruntowne porządki

Praca na stanowisku pracownika biurowego to przede wszystkim odpowiednie podejście i nastawienie do wykonywanych przez siebie obowiązków. Osoby, które liczą, że praca w biurze jest pasjonująca i może dostarczyć wielu emocji są w błędzie, jednak ci, którzy nastawiają się na spokojną, systematyczną oraz czasem monotonną pracę mogą z niej czerpać naprawdę wiele radości.

19Jako pracownik biurowy w Sosnowcu zauważyłam, że po dwóch latach pracy utrzymanie porządku na swoim stanowisku pracy nie stanowi już dla mnie najmniejszego problemu. Inaczej było w ciągu pierwszych kilku dni, gdy nawał pracy i obowiązków (spowodowany nieumiejętnością organizacji pracy) przytłoczył mnie tak bardzo, że moje biurko przypominało wielkie wysypisko śmieci, a wygrzebanie słuchawki telefonicznej spod stosu papierów było nie lada wyzwaniem, pracownik biurowy Sosnowiec. Podejrzewam, że nie raz moi współpracownicy łapali się za głowę widząc ogrom nieporządku panujący na moim stole, jednak dyplomatycznie milczeli. Pewnie spodziewali się, że gdy tylko uporam się z najważniejszymi sprawami, ład i porządek zapanuje tam, gdzie być powinien. Nie pomylili się, bowiem już po dwóch tygodniach pracy wśród dokumentów zalegających na moim biurku zaczęłam zauważać prześwity drewna, które z każdym dniem rosły by w końcu odkryć piękną, sosnową okleinę mojego biurka. Jak mniemam, uporządkowywanie dokumentów poszłoby mi dużo szybciej, gdyby w segregatorach i teczkach z dokumentacją panował przynajmniej jakikolwiek porządek. Niestety byłam pierwszym pracownikiem biurowym w tej firmie, a przede mną nikt nie zajął się fakturami, rachunkami i innymi papierami w taki sposób jak powinien.

Spełnione marzenie

Decyzję o poszukiwaniu zatrudnienia na stanowisku pracownika biurowego  w Koszalinie podjęłam tuż po zdaniu matury, pracownik biurowy Koszalin. Wiedziałam, że studia są nie dla mnie, do pracy na kasie w Biedronce iść nie chciałam, dlatego stwierdziłam, że  w moim przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie właśnie praca biurowa.

13Już od najmłodszych lat cechowałam się dużą dokładnością i zdolnościami organizacyjnymi. Moje lalki zawsze usadzane były albo pod względem koloru sukienki, albo pod względem wielkości. Moje zeszyty szkolne lśniły czystością, porządkiem i idealnie podkreślonymi tematami. Nieco gorzej radziłam sobie z matematyką i różnego rodzaju obliczeniami, wiedziałam jednak, że dla chcącego nic trudnego i przy odrobinie chęci jestem w stanie nauczyć się prawie wszystkiego.

Dzięki znajomemu na początku udało mi się dostać na staż do biura w Urzędzie Pracy. Już po pierwszym dniu wiedziałam, że praca biurowa jest stworzona właśnie dla mnie. Pisanie korespondencji, odbieranie telefonów i faksów, kontakt z petentami, katalogowanie dokumentacji to było coś, w czym byłam naprawdę dobra. Na szczęście okazało się, że akurat w tamtej pracy nie trzeba było posiadać ogromnej wiedzy matematycznej, a Excel wyliczał wszystko dla mnie.

W miarę jak dzień końca mojego stażu zbliżał się nieubłaganie, mój nastrój stopniowo się pogarszał. Wiedziałam, że znalezienie pracy na stanowisku pracownika biurowego wcale nie jest takie łatwe, bo każdy chce na nim pracować, dlatego nie miałam złudzeń, że poszukiwania wymarzonej pracy mogą zająć parę długich miesięcy. Nie potrafię opisać jak wielka była moja radość, gdy ostatniego dnia stażu szef Urzędu Pracy zaproponował mi umowę o pracę. Powiedział, że dobrze spełniałam swoje obowiązki i jestem świetnym pracownikiem biurowym. Moje marzenia się spełniły!

Mój rozkład dnia

10Pracownikiem biurowym w pewnej poznańskiej firmie jestem już od 5 lat. Każdy dzień pracy przebiega niemal identycznie jak pozostałe, co czasami może być nieco frustrujące, jednak w ogólnym rozrachunku daje poczucie stabilności zawodowej i życiowej.

Codziennie rano wstaję o 6 rano by po krótkim prysznicu, śniadaniu i przygotowaniu się do pracy móc dojechać na 8.00 do biura na Wichrowych Wzgórzach, pracownik biurowy Poznań. Jestem jedną z pierwszych osób, które pojawiają się w pracy. Moim pierwszym zadaniem jest przygotować biuro tak, by o godzinie 9.00 gdy wszyscy przyjdą do pracy cała niezbędna dokumentacja była gotowa. Każdy z pracowników codziennie rano dostaje do wypełnienia raport pracy za poprzedni dzień, otrzymuje plan pracy na dzień dzisiejszy, terminarz i rozkład spotkań oraz krótką notatkę z najważniejszymi informacjami.

Następnie zajmuję się porządkowaniem faktur, rachunków i innych dokumentów. W międzyczasie odbieram telefony i korespondencję od klientów, osób zainteresowanych nawiązaniem współpracy z naszą firmą lub od współpracowników. Około 11.00 robię sobie przerwę na małą kawę i drugie śniadanie. Cały dzień pracy upływa mi na monotonnym grzebaniu w dokumentach, porządkowaniu, katalogowaniu, wprowadzaniu danych do komputera, kserowaniu i innych czynnościach typowych dla pracy biurowej. Czasami zdarza się miły przerywnik w postaci obecności na spotkaniu z klientem czy wyjście na miasto w celu załatwienia jakiejś niecierpiącej zwłoki sprawy. Może moja praca nie należy do najambitniejszych, cieszę się jednak że ją mam.

Zawsze mogę liczyć na pomoc

8

Firma, w której pracuję jest na tyle duża, że zatrudnia nie jednego pracownika biurowego a trzech. Każdy z pracowników biurowych ma swój własny zakres obowiązków, który niekiedy pokrywa się z innymi, a niekiedy jest zupełnie różny. Ja zajmuję się głównie fakturami, moja koleżanka Jola umowami z klientami, a nasz kolega Darek – rachunkami i innymi sprawami bez konkretnego przydziału. Pracujemy w jednym, niewielkim biurze, gdzie pełno jest różnego rodzaju teczek, skoroszytów i segregatorów, dlatego wiemy, że dobra organizacja pracy i nie wchodzenie sobie w paradę jest podstawą efektywnej pracy. Ja jako pracownik biurowy w Szczecinie pracuję najkrócej, pracownik biurowy Szczecin, dlatego nierzadko udaję się po poradę do moich bardziej doświadczonych kolegów. Jakoś tak się złożyło, że każde z nas jest osobą przyjazną i serdeczną, dlatego każdy pomaga kiedy może i na ile może.

Wiem, że praca pracownika biurowego wydaje się być banalnie prosta, jednak zawsze zdarzyć się mogą pewne nieoczekiwane trudności, z którymi nie wiadomo co począć. W takich sytuacjach często niezbędna okazuje się wiedza i doświadczenie innych osób. Ostatnio zaginęła mi jedna z faktur niezbędnych do dokonania miesięcznego rozliczenia. Byłam tak zmartwiona i zdenerwowana, że bez ustanku wertowałam wszystkie segregatory i przeszukiwałam wszystkie możliwe zakamarki, a faktury nadal nigdzie nie było. Dopiero wspólne poszukiwania przyniosły jakiś rezultat – jakiś, bo okazało się, że przez przypadek fakturę wyrzuciłam do kosza… Trochę zabawy gumką i prasowanie faktury żelazkiem sprawiło, że wyglądała na tyle dobrze, by można ją było zanieść do prezesa. Przyjmując ode mnie fakturę szef spojrzał tylko podejrzliwym wzrokiem, ale na szczęście nic nie powiedział.