Archiwa autora: praadmin

Plusy i minusy

38Przed podjęciem decyzji o aplikacji na stanowisko pracownika biurowego bardzo długo zastanawiałem się nad potencjalnymi zaletami i wadami tego zawodu. Niestety, Internet, w którym zazwyczaj pełno jest różnych informacji na każdy temat, akurat pod względem opinii o pracy w biurze bardzo mnie zawiódł. Spodziewałem się więcej rzetelnych i prawdziwych informacji. Nie pozostawało mi więc nic więcej, jak zrobić mały wywiad środowiskowy wśród osób, które pracują jako pracownicy biurowi w moim mieście, Gdańsku – pracownik biurowy Gdańsk. Tak jak się spodziewałem, mniej więcej połowa przepytanych osób wypowiadała się na temat pracy w biurze bardzo pozytywnie, druga połowa narzekała na niemal wszystko – od zarobków po współpracowników.

Po zebraniu wielu, mniej lub bardziej przydatnych opinii, zrobiłem małe podsumowanie, w którym przedstawiłem podział cech pracy w biurze na te, które według mnie wliczają się do zalet i na te należące do wad. Do zalet zaliczyłem przede wszystkim stabilność pracy w oparciu o jednakowe, powtarzalne codziennie czynności, których bardzo łatwo się nauczyć. W pracy pracownika biurowego podoba mi się również regularny kontakt z klientami, nie opierający się jednak na sprzedaży, a jedynie na umawianiu i potwierdzaniu spotkań. Praca pracownika biurowego wydała mi się łatwa do opanowania i niezbyt skomplikowana, co także uznałem za zaletę. Głównymi wadami są niewielkie zarobki (ok. 2000 zł netto miesięcznie) oraz monotonność. Jako osoba, która lubi w swoim życiu nieco zaszaleć, nuda w pracy może jednak okazać się czasem zbawienna.

Pracodawca a pracownik

Pracodawca a pracownik

Jako szef jednej z dużych firm działających na terenie Płocka, wiem jak ważna jest prawidłowa organizacja pracy opierająca się na dokładności, systematyczności i efektywności. Przez moją firmę przewinęło się już kilku pracowników biurowych, jednak każdy po jakimś czasie okazywał się być osobą , której zależy przede wszystkim na dostawaniu wynagrodzenia za nic, pracownik biurowy Płock.

37Z kandydatami na stanowisko pracownika biurowego zawsze spotykam się indywidualnie, ponieważ lubię wiedzieć kogo zatrudniam. Jeśli dana osoba nie spodoba mi się od początku, nie ma szans na jakiekolwiek zatrudnienie. Jestem osobą, która do wszystkiego doszła ciężką pracą, wyrzeczeniami i stanowczością, dlatego tego samego oczekuję po wszystkich moich pracownikach. Idealnego pracownika biurowego jeszcze nie spotkałem, ale jeśli uda mi się go kiedyś poznać, to będę starał się go pozyskać dla mojej firmy wszystkimi dostępnymi środkami. Z doświadczenia wiem, że podstawą prężnie i efektywnie działającej firmy jest przede wszystkim dobra organizacja dokumentów, dbanie o klientów oraz szybki przepływ informacji w firmie. Dla mnie, perfekcyjny pracownik biurowy to nie ktoś, kto robi tylko to, co mu się pokaże palcem, a posiada minimum inwencji twórczej i kreatywności. Jeśli wie, że następnego dnia jest ważne spotkanie z potencjalnymi klientami, to sam wpada na to, by przygotować niezbędne dokumenty i zatroszczyć się o zaplecze gastronomiczne. Do tego potrafi swoją pracę zorganizować tak, by dziennie wykonywać 120% normy. Dobry pracownik biurowy to osoba, która posiada świetnie rozwinięte umiejętności logicznego myślenia, umiejętności strategiczne i organizacyjne. Do tego ma poukładane w głowie i jest pracowity. Jeśli jesteś taką osobą zgłoś się do mnie, a na pewno znajdziemy ci jakieś zajęcie.

Z innej perspektywy

O pracy w biurze dowiedziałem się już co nieco, jednak nie z własnych obserwacji i doświadczeń, a pośrednio. Od 3 lat moja żona pracuje na stanowisku pracownika biurowego w jednej z radomskich firm, pracownik biurowy Radom. Wnioskuję, że skoro tyle lat udało jej się wytrzymać na tym stanowisku, oznacza to, że praca w biurze wcale taka najgorsza nie jest. Wiadomo, jak w każdej pracy jedne dni są lepsze, o innych chciałoby się jak najszybciej zapomnieć.

36Pamiętam pewien jesienny dzień w 2011 roku, gdy moja żona wróciła z pracy zapłakana i strasznie zdenerwowana. Gdy ją zobaczyłem w takim stanie, od razu pomyślałem, że pewnie stało się coś strasznego, ktoś umarł lub miał wypadek, bo nigdy nie widziałem jej jeszcze w takim stanie. Dopiero po przerywanej nagłymi wybuchami szlochu opowieści dowiedziałem się, że w firmie mojej żony szykują się zwolnienia, a jeden z jej najlepszych znajomych wyznał w tajemnicy, że prawdopodobnie to ona zostanie zwolniona. Wiadomo jak jest teraz z pracą, trudno znaleźć cokolwiek, nawet gdy się ma świetne kwalifikacje i długoletnie doświadczenie, dlatego informacja o nagłym zwolnieniu tak bardzo wstrząsnęła moją żoną. W kółko powtarzała, że nie rozumie dlaczego akurat ona, skoro szef zawsze powtarza, jak dobrym jest pracownikiem i że bez jej pomocy firma długo by nie przetrwała. Po chwili, gdy żonie udało się nieco ochłonąć, na trzeźwo przedyskutowaliśmy sytuację i stwierdziliśmy, że najlepiej będzie gdy ona pierwsza stawi czoła rzeczywistości i pójdzie porozmawiać z szefem osobiście. Skoro ma ją zamiar zwolnić to niech przynajmniej od razu powie dlaczego.

Pomysł ze szczerą rozmową okazał się strzałem w dziesiątkę, bowiem okazało się, że informacja o zwolnieniu mojej żony była nieprawdziwa. Ktoś rozpuścił plotkę, która szybko rozeszła się po całym biurze, przez co jej ogrom wzrósł wielokrotnie. Żona momentalnie wróciła do swojego dawnego, wesołego nastroju a mnie kamień spadł z serca!

Obowiązki pracodawcy i pracownika

35Każdy pracownik biurowy, który nawiązał stosunek pracy ze swoim pracodawcą, objęty jest podstawowym zakresem praw i obowiązków. W zależności od rodzaju i aspektów umowy jaką zawarto, pracownikowi biurowemu przysługuje określony pakiet dodatków i świadczeń socjalnych. Stąd, prawidłowe sporządzenie umowy o pracę jest niezmiernie ważne. Pracownik biurowy zatrudniony w Gliwicach, jak i w każdym innym polskim mieście (pracownik biurowy Gliwice) powinien znać swoje podstawowe obowiązki wynikające z nawiązania stosunku pracy.  Do podstawowych obowiązków pracownika i pracodawcy należą:

 

Obowiązki pracodawcy:

  • zatrudnienia pracownika,
  • wypłacania pracownikowi wynagrodzenia za pracę,
  • zaznajamiania pracowników z ich zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach,
  • należytego organizowania pracy,
  • adaptacji pracowników podejmujących zatrudnienie po ukończeniu szkoły,
  • wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego,
  • obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy,
  • obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy  oraz akt osobowych pracowników,
  • obowiązek zaznajamiania pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami.

Obowiązki pracownika:

  • przestrzeganie ustalonego czasu pracy,
  • przestrzeganie regulaminu pracy ustalonego porządku,
  • przestrzeganie przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych,
  • dbanie o dobro zakładu pracy, chronienie jego mienie oraz zachowanie w tajemnicy informacji których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,
  • przestrzeganie tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,
  • przestrzeganie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Jak przebiega rekrutacja

Jak każda prawidłowo przeprowadzona rekrutacja, tak i rekrutacja na stanowisko pracownika biurowego w Kaliszu musi przebiegać w oparciu o kilka podstawowych zasad. Pierwszym elementem procesu rekrutacyjnego jest opublikowanie oferty pracy w jak największej liczbie miejsc, by zapewnić sobie jak największy odzew i tym samym móc wybrać jak najlepszego pracownika. Podstawowymi miejscami publikacji takich ogłoszeń są przede wszystkim lokalna prasa czy portale internetowe, np. pracownik biurowy Kalisz. Należy się jednak liczyć, że rozpowszechnianie ofert pracy za pomocą jednego z czołowych polskich portali pracy wiąże się z koniecznością uiszczenia określonych opłat, które są jednak gwarancją wysokiej jakości oferowanych usług.

34

W odzewie na zamieszczone ogłoszenia, na wskazany adres mailowy napływają życiorysy i listy motywacyjne osób zainteresowanych pracą w biurze. Po upływie okresu zbierania zgłoszeń następuje pierwszy etap rekrutacji, czyli dokładna analiza otrzymanych zgłoszeń i wybranie tych, które zakwalifikowane zostaną na kolejny etap, czyli na rozmowę kwalifikacyjną.

Osoby wytypowane do rozmowy kwalifikacyjnej stawiają się w określonym miejscu i określonym czasie na spotkanie z komisją rekrutacyjną. Zazwyczaj od przebiegu rozmowy zależy dalsze postępowanie w stosunku do danej osoby – odrzucenie jej kandydatury, przedstawienie oferty pracy (w przypadku dwustopniowego procesu rekrutacyjnego) lub zakwalifikowanie na kolejny etap (w przypadku ponad dwustopniowych procesów rekrutacyjnych). Stąd ważnym jest, by na rozmowie kwalifikacyjnej zaprezentować się od jak najlepszej strony.

Pierwszy dzień

33Swój pierwszy dzień w pracy w charakterze pracownika biurowego pamiętam jako bardzo pozytywny. Po wielu miesiącach poszukiwań zatrudnienia w Bielsko-Białej, w końcu udało mi się trafić do niewielkiej, prywatnej firmy zatrudniającej zaledwie 11 osób, w tym mnie na stanowisku pracownika biurowego, pracownik biurowy Bielsko-Biała. Gdy tylko weszłam do biura i jedna z osób rekrutujących na to stanowisko pracy przedstawiła moją osobę i powiedziała jaki będzie mój zakres obowiązków, każdy pracownik firmy po kolei przychodził się przywitać i z życzliwym uśmiechem na ustach życzył miłej pracy. Poznałam 10 nowych osób, z których zapamiętałam może trzy najbardziej charakterystyczne. Pozostałych imion uczyłam się w miarę jak nabierałam wprawy i przyzwyczajałam się do pracy w nowym miejscu.

Moje niewielkie biuro, od podłogi po sufit wypełnione regałami na dokumenty i kolorowymi segregatorami od razu przypadło mi do gustu. Szczególnie spodobał mi się widok z okna oraz pozytywny, limonkowy kolor ścian. Od razu wiedziałam, że w tym pomieszczeniu będzie mi się dobrze pracowało. Cały pierwszy dzień pracy upłynął mi na dokładnym zapoznawaniu się z dokumentacją zgromadzoną przez firmę, zakresem moich obowiązków i systemem pracy w przedsiębiorstwie. Pierwszy tydzień pracy w biurze był nieco stresujący i przepełniony nauką, jednak z czasem, gdy przyzwyczaiłam się do swojej pracy i gruntowanie poznałam swoje obowiązki, zaczęłam z niej czerpać wiele przyjemności oraz udało mi się zaprzyjaźnić z kilkoma osobami. Lubię to co robię i uważam, że jestem w tym naprawdę dobra. Niedługo czeka mnie przeniesienie do nowego, większego biura, ponieważ w tym starym nie mieszczą się już wszystkie dokumenty. Mam nadzieję, że i tam będą limonkowe ściany!

Praca w biurze nie dla każdego

Podejmując pracę na stanowisku pracownika biurowego w Warszawie nie podejrzewałam jak wiele nerwów i stresów ta praca będzie mnie kosztowała. O pracy w biurze zawsze myślałam jako o ciepłej posadce, gdzie tak naprawdę nic nie trzeba robić, a systematyczność i jako taka dokładność sprawią, że kolejne dni pracy będą upływały naprawdę przyjemnie.

Exhausted female filling out tax formsUmiejętności organizacyjne nigdy nie były moją dobrą stroną, dlatego bałagan, który zastałam po rozpoczęciu pracy w jednej z warszawskich firm, ściął mnie z nóg, pracownik biurowy Warszawa. Początkowo, wszystko wyglądało na schludne i dobrze uporządkowane, bowiem dokumenty znajdowały się w teczkach i segregatorach. Jak się jednak okazało, dokumenty wcale nie były uporządkowane a wpięte tak, by po prostu nie zajmowały miejsca na biurku, krzesłach i podłodze. W jednym segregatorze znajdowały się rachunki za rok 2008, umowy z 2010, formularze z 2007 i inne, niepowiązane ze sobą papiery. Pierwsze trzy tygodnie mojej pracy polegały na wyjmowaniu kolejnej kupki dokumentów i uporządkowywaniu z podziałem na lata i typ. Po miesiącu miałam dość. Stwierdziłam, że praca w biurze nie jest dla mnie, bowiem jako osoba z natury niepoukładana, nie mogę dać sobie rady z ogromem pracy, jaka mnie jeszcze czeka.

Na następny dzień zaniosłam wymówienie i z ulgą wróciłam do domu. Od momentu tej nieciekawej przygody każdą pracę związaną z administrowaniem i segregacją dokumentów omijam szerokim łukiem. Papiery i segregatory są nie dla mnie – na pewno ktoś inny lepiej się tym zajmie.

Dokumenty aplikacyjne

Aplikacja na stanowisko pracy pracownika biurowego w każdym mieście Polski, w tym Kielcach, rozpoczyna się tym samym elementem, czyli dostarczeniem dokumentów aplikacyjnych, pracownik biurowy Kielce. Od tego, jakim profesjonalizmem i rzeczowością będą cechowały się dostarczony życiorys i list motywacyjny, bardzo często zależy kwalifikacja kandydata na drugi etap rekrutacji, czyli na rozmowę kwalifikacyjną

31

 

Życiorys

Życiorys jest podstawowym dokumentem aplikacyjnym, stanowiącym skrót najważniejszych informacji z życia zawodowego i edukacyjnego kandydata. Powinien być on sporządzony na jednej, najwyżej dwóch stronach A4 i cechować się rzeczowością, dokładnością i minimalizmem. Aby życiorys został uznany za odpowiednio sporządzony, musi zawierać kilka istotnych elementów:

  • dane kandydata: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail i telefon kontaktowy,
  • zdobyte wykształcenie: daty rozpoczęcia i zakończenia studiów od najbardziej do najmniej aktualnych,
  • doświadczenie zawodowe: daty rozpoczęcia i zakończenia stosunków pracy wraz z wykazem najważniejszych obowiązków i stanowisk pracy, poszczególne punkty umieszcza się w kolejności od najnowszych do najstarszych,
  • dodatkowe umiejętności i kwalifikacje,
  • języki obce,
  • zainteresowania,
  • referencje.

Zamieszczanie zdjęcia w CV nie jest wymogiem, jednak bardzo często jest mile widziane.

 

List motywacyjny

List motywacyjny stanowi uzupełnienie CV kandydata, którego celem jest udowodnienie pracodawcy, że dana osoba będzie idealnym pracownikiem w jego firmie. Długość listu motywacyjnego nie powinna przekraczać jednej strony A4. List, nawet ten wysłany drogą elektroniczną, powinien być odręcznie podpisany.

Ciężka praca w biurze

30Jak ciężką i odpowiedzialną pracę wykonują pracownicy biurowi mogą przekonać się jedynie ci, którym dane było, przynajmniej przez kilka dni pracować na tym stanowisku. Zazwyczaj, dzień pracy pracownika biurowego zaczyna się zanim wszyscy pozostali zatrudnieni przez daną firmę zjawią się w biurze, ponieważ bez odpowiednio przygotowanych i poukładanych dokumentów plan pracy na dany dzień może nie być zrealizowany. Stąd, można wysnuć wniosek, że pracownik biurowy to człowiek, który tworzy podstawę do efektywnej pracy pozostałych pracowników firmy.

Pracownik biurowy to osoba, która zawsze ma co robić, a chwile na odpoczynek czy wypicie filiżanki kawy pojawiają się naprawdę rzadko. Nawet, gdy wydaje się, że wszystko zostało zrobione i można sobie pozwolić na chwilę wytchnienia, często okazuje się, że nagle wypadło coś, co trzeba zrobić na „już”, bowiem każda kolejna chwila zwłoki odsuwa kogoś od wykonania zadania czy rzutuje na zyski firmy.

Prawdą jest, że praca w biurze, mimo że ciężka, potrafi być czasem bardzo monotonna. Kserowanie setek stron dokumentów oraz wykonywanie w kółko tych samych czynności w niejednym potrafi wzbudzić uczucie rezygnacji czy znudzenia, jednak nawet taka praca jest bardzo istotna dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa. Każda większa firma, czy to na terenie Warszawy, Rudy Śląskiej (pracownik biurowy Ruda Śląska) czy Nowego Miasta nad Pilicą, zatrudniająca przynajmniej kilkanaście osób, musi w swojej strukturze posiadać kogoś, kto działaniem firmy zajmie się od strony teoretycznej. Tym kimś jest właśnie pracownik biurowy.

Typowy pracownik biura

28Czy zastanawialiście się kiedyś jak wygląda typowy pracownik biurowy? Niemal każdemu, kto pomyśli o wyglądzie i cechach pracownika biurowego przed oczami ukaże się obraz kogoś, kobiety lub mężczyzny, który siedząc przed swoim biurkiem porządkuje dokumenty, uzupełnia dane, wypełnia protokoły i segreguje korespondencję lub stojąc przy kserokopiarce kseruje setki stron dokumentacji. Czy taki pracownik biurowy musi być elegancko ubrany lub posiadać jakieś określone cechy charakteru? Jak każda inna praca, praca w biurze wiąże się z szeregiem obowiązków i zadań, których wykonanie byłoby niemożliwe bez posiadania określonych umiejętności i kwalifikacji, pracownik biurowy Opole.

Każdy pracownik biurowy, bez względu na to w jakiej branży jest zatrudniony, powinien wykazać się szeregiem cech i umiejętności, do których należą:

  • zdolności organizacyjne,
  • umiejętność pracy w sytuacjach stresowych,
  • zdolność logicznego myślenia,
  • dokładność,
  • obowiązkowość,
  • systematyczność,
  • punktualność i terminowość,
  • znajomość zasad sporządzania dokumentacji,
  • podstawowe umiejętności obsługi komputera (Word, Excel, Access, Outlook)
  • komunikatywna znajomość języka angielskiego (opcjonalnie),
  • wykształcenie wyższe (opcjonalnie),
  • prawo jazdy kategorii B (opcjonalnie).

Ponadto, w zależności od branży, którą reprezentuje firma zatrudniająca pracownika biurowego, od pracownika wymagane być mogą również inne umiejętności, bezpośrednio związane ze specyficznym zakresem obowiązków.